Hashimoto 初めてオフィスの日常清掃の委託先を探されたご利用例
「自社オフィスビルの日常清掃の委託先を探してほしい」と上司から一任された、大阪のとある企業で働くAさんの事例をご紹介します。
大阪市・企業の総務部門所属 A様
サービス： 日常清掃
清掃場所： オフィスビル
利用頻度： 週5日（月～金曜）
作業内容： 事務所フロア・各階トイレ・玄関・食堂ほか共用部の清掃
― 清掃会社へ委託しようと考えたきっかけは何でしたか？
以前は従業員がオフィスの清掃を行っていました。最初からそのルールだったため、清掃すること自体に抵抗はありませんでした。しかし、その分業務時間が削られてしまうのが課題でした。1回の清掃時間は短くても、毎日積み重なると月間・年間で見ると大きな時間のロスになります。さらに、清掃の管理にも手間がかかるため、それなら清掃会社に委託し、従業員は本来の業務に集中したほうが良いのではないかと考えました。
また、以前から「清掃する人によって仕上がりが違う」といった不満の声もありました。清掃会社に依頼すれば、常に一定の清潔さを維持できる点も大きなメリットだと考え、委託を決めました。
業務時間のロスと仕上がりの違いが課題でした。
― 当時、清掃会社について全く知識のなかったAさん。どのように清掃会社を探されたのでしょうか？
初めて清掃を委託するにあたり、どのように探せば良いのか分からず困っていました。そこで、まずはインターネットでオフィス清掃を行っている会社を探すことから始めました。
清掃会社のホームページには良いことばかり書かれているものもあり、「本当に信用できるのか？」と悩む場面もありました。
- 大阪が対応エリアであること
- 経験や実績が書かれていること
- 希望する清掃箇所に対応していること
以上の基準で3社を選び、問い合わせをすることにしました。
依頼したいのはオフィスビル全体の清掃（特に玄関・トイレ・事務所・食堂を念入りに）でした。ただ、週に何回清掃してもらうのが良いか分からず、予算との兼ね合いもあるため、回数は清掃会社と相談して決めることにしました。
たくさんある清掃会社の中から候補を絞るのは難しかったです。
― 実際に問い合わせされた後はいかがでしたか？
清掃会社によって電話だけで見積りが済む清掃会社と、事務所まで来て見積りしてもらえる会社がありました。
電話で済むのは楽ですが、初めての取引で色々質問したかったこともあり、直接顔を合わせてお話しできるほうが安心できました。
― 確かに『大阪 オフィス清掃 清掃会社』と検索するだけでも膨大な数の検索結果が出ますね。その中でAさんが当社を選んでいただいた理由は何ですか？
正直なところ、アライブさんが最も安価な見積りを提示したわけではありません。しかし、これから長期にわたってお付き合いすることを考え、価格だけではなく信頼できる会社を選びたいと思いました。
まず、問い合わせ後のレスポンスの速さが非常に好印象でした。メールで問い合わせをしたところ、アライブさんからは当日中に連絡をいただきました。一方、返事が1週間後になった会社もありました。迅速なレスポンスや電話対応はありがたく、信頼感を持てました。
次に、質問のしやすさと丁寧な対応です。当社は清掃会社への委託が初めてで、初歩的なことすら分からず不安が多くありました。アライブさんの営業担当者が見積りの際に当社まで来訪してくださり、その場で分からない点を丁寧に説明してくれたことで、安心して委託できると感じました。
― どのような質問をされたのですか？
『清掃に使う道具の準備はどうすれば良いですか？』という質問に対して、当社で用意する場合も清掃会社で用意する場合も対応可能との回答をいただきました。それぞれの詳細を確認した上で、今回は備品補充も含めて当社で準備することにしました。
また、気になっていたのは『どんな人が来るのか？』や『清掃スタッフが休んだ場合どうなるのか？』という点です。清掃スタッフの年齢層や性別、他のオフィスでの清掃経験について具体的に教えていただきました。そして、万が一スタッフが休んだ場合でも、代替スタッフによるフォロー体制が整っていることを知り、安心感を得ました。
さらに、希望の清掃箇所についてのヒアリングだけでなく、実際にオフィスを見て、重点的に清掃したほうが良い場所や必要な清掃頻度について的確なアドバイスをもらえたことも良かったです。営業担当の方は現場経験が豊富で、清掃に関する知識がしっかりしており、とても頼りになる印象を受けました。
ホームページを見ただけでは分からないことがたくさんあった。
私がアライブさんを選んだ理由
問い合わせした時や営業担当の対応が丁寧で好感が持てたこと
清掃したほうが良い箇所・頻度などアドバイスがあったこと
オフィス清掃の経験や実績がしっかりあること
上司には3社すべての見積りを提示していたのでなぜ一番安い清掃会社を選ばなかったのか問われましたが、これらの理由を伝え長く付き合うので信頼できる会社はアライブさんと判断したと説明しました。
価格だけではなく長く付き合うので信頼できる会社を選びました。
現在、平日の週5日、始業前に日常清掃をお願いしています。そして、先日アライブさんが定期清掃も対応されていると知り、こちらも併せて依頼しようと考えています。
今後は日常清掃だけでなく、定期清掃もお願いする予定です。
というのも、これまではワックス掛けや事務所のエアコン洗浄は気になったタイミングでその都度依頼先を探していました。しかし、依頼先を探す手間や高めの料金が負担でした。一方で、アライブさんにそのまま定期清掃もお任せすれば、セキュリティ面での安心感もありますし、定期的な連絡もいただけるため、自社ビルを常に清潔に保つために非常に便利だと考えています。
―ご協力ありがとうございました。