Yamada オフィス清掃を委託するメリット・デメリットとは？
従業員の負担を減らし本業を加速させる判断基準
オフィス清掃は業務の一環であり、従業員のみで行うものだと考えていませんか？その慣習や考え方が、知らず知らずのうちに社内の不満や業務効率の低下を招いているかもしれません。
このコラムでは、オフィス清掃を委託（外注）することの具体的なメリット・デメリットを整理しました。外部への委託が自社にとってどのような価値をもたらすのか、その判断基準を詳しく紹介します。
オフィス清掃を外部に委託する3つのメリット
日々のオフィス清掃を外部に委託することで得られる、代表的なメリットを3つ紹介します。
従業員が本業に集中でき、生産性やモチベーションの向上が期待できる
朝の出社直後や業務終了前の時間を、清掃に充てる必要がなくなります。その分、従業員は本来の業務に集中でき、生産性の向上につながります。
また、掃除当番による不公平感や不満、本業以外に時間を割くストレスを軽減することは、組織の良好なコンディションや従業員のモチベーションを維持することにもつながります。
【参考コラム】
▶ 実は不満を抱えているかも？従業員による会社のトイレ掃除
清掃品質が安定し、オフィスの清潔感が続く
従業員のみで清掃を担っていると、繁忙期の忙しさや担当者の得意・不得意などによって、仕上りにムラが出てしまうケースも少なくありません。
清掃業者へ委託をすることで、一定の清潔感を保てるようになります。管理の行き届いた空間は、急な来客や求職者に対しても「誠実な会社」という好印象を与えられるでしょう。
また、持続的に適切な清掃を行うことで、床材や備品の劣化を遅らせる効果も見込めます。
清掃に関する「管理・指導」の工数を削減できる
社内で清掃を行うと、ルールの策定や当番の調整など、管理の手間が発生します。また、自社で清掃スタッフを雇う場合でも、求人募集や面接、教育、欠勤時の調整といった多くの工数が必要です。
外部委託を活用することで、これらの手間を大幅に抑えることが可能になります。
知っておきたい！オフィス清掃を委託するデメリットと対策
オフィス清掃の委託にはメリットだけでなく、いくつかのデメリットもあります。ただし、あらかじめ理解し対策をとることで、これらはカバーすることが可能です。
毎月の「委託コスト」が発生する
外部委託を開始すると、毎月の固定費として「清掃料金」が発生します。目に見える支出が増える点は、検討段階で最も気になる部分かもしれません。
しかし、社内で対応する場合も「従業員の人件費」や「採用・教育にかかる費用」など見えにくいコストが発生しています。
委託にかかる費用と、内製で清掃を行う場合の総合的な負担を比較し、自社にとってどちらが長期的によい選択となるかを見極めることが大切です。
【参考コラム】
▶ 日常清掃は委託するとコストが抑えられるって本当？
セキュリティと情報漏洩のリスク管理が必要になる
清掃のために外部の人間が社内に出入りするようになるため、リスク対策は欠かせません。
具体的には、守秘義務契約の締結や、入退室ルールの設定などが挙げられます。事前にどのようなリスク管理が必要かを清掃業者としっかりすり合わせることで、スムーズに運用を開始できます。
業者によって品質に差があり、ミスマッチが起こる可能性がある
清掃業者によっては、期待した仕上りにならなかったり、作業の安定感に欠けたりするケースもあります。せっかく外注しても、満足度が低ければ逆効果です。
そのため、事前の現地調査を丁寧に行い、自社の要望に対して柔軟かつ誠実に応えてくれる業者選びが重要となってきます。
自社に最適なのは「内製」か「外注」か？
内製と外注、どちらが適しているかは、自社の状況によって異なります。
例えば、清掃範囲が限定的で、業務の合間に無理なく組み込める体制があれば、内製でも清掃業務を補える場合があります。一方で、「本業の業務効率を落としたくない」「来客が多く、清潔な状態を保ちたい」という場合には、外部委託が有効です。
自社が何を優先し、どのような職場環境を目指したいのかを軸に、検討を進めてみてはいかがでしょうか。
失敗しない清掃業者選びのポイント
委託を検討して検索してみると、多くの清掃業者が見つかります。
その中から自社に合う業者を見極めるには、まずホームページを確認することから始めましょう。運営は個人か法人か、実績はあるか、希望する清掃内容に沿ったプランがあるかなど、情報が明確に掲載されている業者は、対応内容もイメージしやすくなります。
そのうえで、気になる業者へ問い合わせを行い、実際の対応や提案内容を比較することで、自社に合った清掃業者を選びやすくなります。
【参考コラム】
▶ 比較ポイントを知ろう！日常清掃業者の選び方
オフィス清掃のあり方を見直し、理想の職場環境へ
オフィス清掃の委託は、単に「場所をきれいにする」だけでなく、従業員の負担軽減や本業への集中を支える重要な施策の1つです。今回のコラムで紹介したメリット・デメリットを踏まえ、自社にとって価値のある清掃のあり方を検討してみてください。
自社の状況に合わせた最適なオフィス清掃プランを提案します。まずは現状の課題を整理する無料相談から、お気軽にご連絡ください。
