Yamada 清掃会社によるオフィスの日常清掃、1日の流れ
清掃会社にオフィスの日常清掃を委託すると、日々の清掃作業はどのような流れで進められるのでしょうか。初めて清掃会社を利用する方は、実際の清掃作業を具体的にイメージしにくいかもしれません。
このような疑問をお持ちの方もおられるのではないでしょうか。
- 清掃スタッフにはどのように社内へ入ってもらう？
- 清掃開始時にはどう対応すれば良い？
- 清掃のたびに立ち合いは必要？
- 清掃終了時にはどう対応すれば良い？
- きちんと作業してくれているか確認は誰がする？
清掃を依頼しているオフィス側の担当者（以下「依頼主」）が抱えるこれらの疑問に、一般的なオフィスの日常清掃の流れに沿ってお答えします。
オフィス清掃の外注をお考えなら、こちらの記事もご参照ください。
▶ オフィスの日常清掃業者の選び方！信頼できる業者をプロの視点で解説
オフィスの日常清掃の流れ
ステップ①清掃スタッフが出勤
「清掃スタッフにはどのように社内へ入ってもらう？」
清掃開始時間に合わせて、清掃スタッフが出勤してきます。
オフィスへはどのように入ってもらえば良いでしょうか？入り方は清掃時間やオフィスのシステムによって様々な方法があります。
- 毎回、受付で申請してもらう
- 事前に入場許可証を渡しておき、それを入口で提示してもらう
- 従業員と同様に、従業員入口から入ってもらう
- 鍵を預けておき、清掃スタッフ自身で解錠して入ってもらう など
清掃会社との事前打ち合わせで、どのように開始するかを決めておきましょう。清掃スタッフは、決められた方法でオフィスに入ります。
ステップ②清掃作業スタート
「清掃開始時にはどう対応すれば良い？」
オフィスの日常清掃作業がスタートします。清掃開始時の依頼主の対応は、以下のような形があります。
- 毎回、作業開始のあいさつ・報告をしてもらう
- 依頼主が対応することなく、時間になり次第、清掃を始めてもらう など
依頼者側が清掃開始をしっかり把握・管理しておきたい場合は、作業開始報告を毎回してもらうよう取り決めておくと良いです。
一方、オフィスに担当者が常にいるとは限らなかったり、業務の手を止められたくない場合などは、清掃スタッフに任せて作業を開始してもらうと良いでしょう。
📝掃除道具の準備はどうしてるの？
当社をご利用いただいているお客様は、
・あらかじめご準備いただいた掃除道具をお借りし、消耗品の減りなどに気づいたら清掃スタッフからお客様へ報告する
というオフィスが多いです。
その他にも、
・当社が掃除道具を準備して、お客様のオフィスに置かせていただき作業時に使用する
・清掃スタッフが毎回持参する
などの方法もあります。
ご希望がありましたら、事前打ち合わせでご相談ください。
ステップ③清掃作業中
「清掃のたびに立ち合いは必要？」
日常清掃は毎回立ち合う必要のない清掃会社がほとんどです。
初回はお互いに確認することも兼ねて、立ち合いをお願いされるケースもありますが、それ以降の立ち合いはほぼ必要ありません。
もし毎回立ち合いが必要になると、依頼者側は清掃のたびに業務を止めなくてはいけませんよね。
オフィス清掃を外注するメリットの一つに、清掃に費やす時間を本来の業務に充てられるということがあるのに、それだと効果がなくなってしまいますよね。
セキュリティ上の理由など、万一毎回の立ち合いが必要になる場合は、作業開始時や終了時だけなど清掃会社と相談して、本来の業務に集中できるよう調整することをおすすめします。
業務時間外に清掃する場合も同様です。
立ち合いなしでオフィス内を清掃作業することも可能です。
セキュリティの問題から清掃作業中は従業員のどなたかがオフィスにいるようにされる企業もありますが、作業について回る必要はありません。
📝アライブのオフィス清掃は毎回立ち合っていただく必要なし！
当社の日常清掃サービスは、毎回立ち合っていただく必要はありません。
ただし、
・初回の清掃では、開始時・終了時に立ち合いをお願いします。作業内容に問題がないかをご確認いただくためです。
・2回目以降は、確認したいことがある場合など一時的に立ち合いをお願いする場合はありますが、清掃中ずっと付いていただく必要はありません。
オフィス清掃は当社にお任せいただき、業務に集中していただける環境づくりをお手伝いします。
ステップ④清掃作業終了
「清掃終了時にはどう対応すれば良い？」
清掃スタッフが依頼主に作業終了の報告をして、清掃作業終了となります。依頼者側の対応としては以下のようなものがあります。
- 口頭で「作業終了」の報告を受ける
- 作業報告書やチェック表を手渡しで受け取り、確認サインをする
- その場では対応なし、後ほど作業報告書やチェック表を確認する
- 毎回の対応はせず、管理は清掃会社に任せる など
作業が完了したことを把握しておきたい場合は、口頭での報告や手渡しで報告書を受け取るように決めておくと安心です。依頼者側が忙しく離席されていることも多い場合は、報告書のやり取りで把握したり、清掃会社に任せる方法もあります。
ステップ⑤清掃後の確認
「きちんと作業してくれているか確認は誰がする？」
先ほど、依頼主はオフィス清掃の立ち合いをする必要はないと述べました。
それでは、清掃作業が滞りなく行われているかの管理はどのように行うのが良いでしょうか。
清掃会社と事前に取り決めた通りの清掃作業がきちんと行われているか、以下のような確認方法があります。
- 清掃会社に管理してもらう
清掃会社に管理をすべて任せてしまえば、依頼側の手間は省けます。清掃が行き届いていなければ勤務中に気付けることも多いので、特に確認は不要だという場合は、この方法でも良いでしょう。 - 清掃開始時・終了時に口頭で報告してもらう
きちんと清掃に来てくれているかどうかだけは確認しておきたいという場合は、清掃スタッフに作業開始時・終了時に声をかけてほしいと依頼しておくと良いでしょう。 - 清掃スタッフに作業報告書を記入してもらう
決められた清掃内容を行えているかご自身で確認したい場合は、作業報告書やチェック表を共有すると良いでしょう。
毎回清掃スタッフに出退勤時間を記入してもらったり、清掃作業した項目をチェックしてもらうのも一つの方法です。これを依頼主・清掃会社・清掃スタッフで共有すれば、全員で管理することも可能です。
確認した清掃作業について要望がある場合は、清掃会社に伝えましょう。
オフィスの日常清掃は、このような流れで進められます。選択次第では、依頼主が何も対応することなく清掃を進めることもできますし、毎回清掃スタッフと関わることの可能です。
オフィスによって適した流れはことなります。わからないことがあれば遠慮せず、清掃会社に問い合わせてみましょう。
実際に清掃サービスを開始してから「思っていたのと違った」とならないよう、事前の確認が大切です。
実際に利用されている方のご利用例やお声も、ご参考ください。
▶ オフィス清掃の導入事例、お客様の声
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