Yamada 掃除ができていない職場には共通点あり！主な原因と5つの対処法を解説
オフィスでは「事務所の隅にホコリが溜まっている」「使用頻度が低い会議室などの掃除ができてない」「給湯室やトイレの汚れ・においが残っている」といった状態が生じることがあります。
こうした掃除が行き届いていない状態を放置すると、衛生環境の悪化だけでなく、従業員の働きやすさや業務効率、来訪者からの印象にも影響しかねません。
【参考コラム】
▶ オフィス・事務所の清掃はなぜ重要？
ただし、掃除ができていない職場には掃除の運用面で共通した要因があるため、適切な改善策を講じることで清潔な職場環境に改善できます。
本記事では、オフィス清掃を従業員で分担している職場向けに、掃除ができていない職場に共通する原因と、その対処法を解説します。
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掃除ができていない職場に共通する原因とその改善方法
掃除が行き届かない背景には、従業員の意識だけでなく、当番制が機能していないなど、組織としての運用体制の課題が隠れている場合があります。
以下では、掃除が行き届かない職場に共通する管理や運用面の課題を紹介します。
自社に当てはまる原因があるか確認してみましょう。
掃除の範囲や頻度、担当者が曖昧
掃除場所が決まっていないと、作業量の多い部屋や使用頻度の低い部屋、手間のかかるエリアが後回しになり、ホコリや汚れが蓄積していきます。
また、掃除の頻度が決まっていない場合、気付いたタイミングに対応する運用になり、汚れが目立つまで放置される可能性が高まります。
担当者が曖昧だと、「誰かが対応するだろう」という責任所在が不明確な状態になり、掃除が必要な箇所でも放置される場合があります。
このようなケースを改善するには、以下のような対策が有効です。
| 項目 | 対策例 |
| 掃除の範囲 | ・会議室や給湯室、トイレ、エントランスなど、掃除が必要な場所を一覧化する ・会議室では床掃除、給湯室ではゴミ回収や食器の片付けなど、場所ごとの作業内容も決める |
| 掃除の頻度 | ・ゴミ回収は毎日、床掃除は週に数回など、汚れ方に応じて頻度を決める ・汚れ方に応じて頻度を見直す |
| 掃除の担当者 | ・部門別や曜日別などで担当者を決める（不在時の代替ルールもあると良い） ・特定の従業員や役職、部門に負担が偏らないようにする |
これら3つの項目は、掃除計画表で運用しましょう。実施後に担当者がチェックを付ける仕組みにすると、対応状況を確認できます。
結果として、掃除漏れや責任の曖昧さを防ぎ、清潔な職場環境を維持できます。
掃除当番が形骸化している
掃除当番を決めていても、十分に機能していないと掃除が行き届かなくなります。
例えば、当番表はあるものの実際には誰も確認していない、忙しさを理由に後回しになっている場合があるといったケースです。
特に当番制は、1回あたりの作業負担が大きい場合や実施状況を確認する仕組みがない場合に、定着しにくくなるため工夫しましょう。
そのため、当番制を運用する際は、以下のように無理なく継続できる仕組みを整えることが大切です。
- ゴミ回収や机上の整理など、1回5〜10分程度で終わる作業に分ける
- 紙の掲示物や共有シート、社内チャットで対応状況を記録する
- 定期的に掃除当番の運用状況を確認し、負担が偏っている場合は掃除内容や分担を見直す
掃除当番を形式だけで終わらせず、記録・第三者が確認する体制を構築することで、継続しやすい掃除体制を整えられます。
整理整頓や掃除に関するルールがない
整理整頓や掃除に関するルールやマニュアルがないのも、掃除が行き届かなくなる原因の一つです。
例えば、共有スペースの使い方に関するルールがないと、私物や資料、備品が放置されやすくなります。
共有スペースに物が置かれたままになると、掃除担当者は片付けから始めなければならず、掃除に十分な時間を確保できません。
その結果、職場全体の掃除が行き届かず、不衛生になっていきます。
こうした状況を防ぐためにも、以下のような整理整頓や掃除に関する簡単なルールを作りましょう。
| 整理整頓 | 掃除 |
| ・デスクの上に不要な書類や備品を置いたままにしない ・共有スペースに私物や資料を放置しない ・備品は使用後に決められた場所へ戻す ・退勤前にデスク周辺を片付ける時間を設ける | ・ゴミは決められた分別方法で処理 ・給湯室やトイレは使用後に汚れがないか確認 ・掃除後はチェックリストに実施日や担当者を記録 ・備品不足に気付いた場合は、管理担当者に共有 |
ただし、ルールは細かく作り込みすぎると運用が続きません。
そのため、まずは物を置いたままにしない、使った場所を元の状態に戻すなど、簡単に実行できる内容から始めるのがポイントです。
5Sの整頓にある「定位置・定量・標示」を基本に、備品の置き場所や保管量を統一しましょう。
整理整頓と掃除のルールを明確にすることで、掃除前の片付けにかかる手間を減らし、掃除をスムーズに行えます。
掃除に必要な道具がそろっていない
掃除用具が不足している場合や取り出しにくい場所に保管されている場合は、すぐに対応できず、汚れが放置されやすくなります。
例えば、ゴミ袋やふきん、洗剤、スポンジが切れていると、その場で掃除を行えません。
掃除機やモップが別のフロアにしかない場合も、取りに行く手間がかかり、掃除が後回しになります。
掃除道具の不足は、保管場所や補充担当者、在庫確認のタイミングが決まっていないことが根本的な原因です。
必要なときにすぐ掃除できるように、以下の点を見直しましょう。
- 掃除機やモップは、使用頻度の高い場所の近くに置く
- 給湯室には、スポンジや洗剤、ふきん、ゴミ袋をまとめて保管する
- 会議室や休憩室など共有スペースには、除菌シートやハンディモップなど、すぐに使える掃除用具を配置する
- 消耗品の在庫数を定期的に確認する
- 補充担当者と確認日を決め、不足前に発注する仕組みを整える
掃除用具を必要な場所に配置し、消耗品の補充ルールを決めておくことで、掃除を後回しにする原因を減らせます。
掃除の優先順位が低い
掃除の優先順位が低いと、掃除が後回しになり、行き届かなくなります。
例えば、掃除が正式な業務として位置付けられていない場合、担当者が決まっていても本来業務を優先せざるを得ず、掃除が継続されません。
このケースでは、以下のポイントを押さえ、掃除を業務の一部として実施できる仕組みを設けることが大切です。
- 掃除を正式な業務として位置付け、実施時間をあらかじめ確保する
- 当番制などにより一部の従業員に偏らない方法を取り、通常業務への影響を抑える
- 従業員だけで継続することが難しい場合は、清掃業者への外注も検討する
掃除の時間や役割をあらかじめ決めておくことで、日常業務に追われて掃除が後回しになる状況を防げます。
掃除が行き届いていない職場には、担当者が曖昧になっている、当番制が形骸化している、掃除の優先順位が低いなど、共通する課題があります。
「事務所の隅にホコリが溜まっている」「給湯室の汚れが目に付くようになってきた」など、職場の掃除ができてないと感じる場合は、まず原因を洗い出すことが大切です。
そのうえで自社が抱える課題に応じて、整理整頓のルールを作る、日常業務の中に掃除の時間を組み込むなどの対策を講じることで、職場環境が改善していきます。
なお、掃除の体制を自社で構築することが難しい場合は、外部の清掃業者へ相談するのも一つの方法です。
日常清掃を専門業者へ任せることで、従業員の負担を軽減しながら、清潔な職場環境を維持できます。
▼職場の日常掃除ができていないとお悩みなら、「株式会社アライブ」までお気軽にご相談ください。