Hashimoto オフィス清掃のコスト、どう見直す？「削る」前に考えたい本当の価値と委託のメリット
このご時世、企業を存続させるために不要な経費は削減していく必要があります。これは企業経営において必然のこと。実際に経費削減に向けて思案されている経営者も多いでしょう。
では、その経費削減の項目の中に「オフィス清掃のコスト」は入っていませんか？清掃にかかる経費を不要と判断したり、大幅に削減しすぎていないでしょうか？
その見直し、ちょっと待ってください！
そもそも、オフィス清掃が企業経営において必要不可欠な理由
そもそも、企業経営において清掃が重要な理由は何でしょうか？それは、清掃によるオフィス内の美観維持がビジネスシーンにおいて必要不可欠な項目の一つだからです。オフィスに清潔感が保たれているかどうかで、企業にとって大きく2つの影響があります。
お客様に対する影響
お客様の立場になって考えてみてください。常に綺麗な会社と汚れが残っている会社、どちらがより印象が良いでしょうか？どちらの会社がより信用できそうだと思われるでしょうか？ほとんどの方が綺麗な会社を選ばれるでしょう。清掃の行き届いた空間は明るく清潔感があり、いつ来訪があっても良いイメージを与えることができます。
特にエントランスや応接室といった、お客様が最初に目にする場所は“会社の顔”でもあります。
もしここが常に汚れている状態だとどうでしょうか。通された通路にホコリが溜まっていたり、応接室の机が汚れていたらどうでしょうか。
お客様は不快感をもってしまいます。少し汚れていただけ、ではありません。清掃のできていないオフィスは、会社全体の信頼や評価ダウンにもつながる恐れがあります。
つまり、オフィスの清掃が行き届いているかどうかはお客様の会社に対する印象・評価につながるため、いつも清潔に保っておく必要があるのです。
社員・従業員に対する影響
そこで働く社員や従業員にとっても、清潔なオフィスで働くことは大きなメリットがあります。まず、整理整頓がされた事務所は、余計なものが視界に入らず目の前の仕事に集中することができます。モノの場所も把握しやすくなるため、探し物の時間を減らすことができ、作業の効率や生産性がアップします。
また清掃が行き届いた快適なオフィスで働けることは従業員のモチベーションアップにもつながります。さらに、デスクなど自分の身の回りも綺麗にしようと自ら行動するようになります。一人ひとりが意識することで、社員全体のモチベーションアップにも繋がり、業務に関して円滑なコミュニケーションが取れるようになるというメリットもあります。
一つはお客様に対して、もう一つは社員・従業員に対して。どちらも売上や生産性など企業活動に大きく影響します。そのため、オフィス清掃は企業経営において必要不可欠とされています。重要なのは「汚れたら掃除する」だけでなく、「清潔な状態を維持する」ということ。その意識を持つことで会社全体のイメージアップ及び業務効率の向上に繋がります。
オフィス清掃を外部に委託するメリット
前項で清掃が企業経営において必要であるとご理解いただいたうえで、清掃会社に委託をするという選択肢があります。
清掃会社に委託するメリットとして、以下が挙げられます。
- 決められた日数・時間でしっかり仕事として清掃されるので、清潔さを維持できること
- 清掃スタッフの雇用や管理にかかるコスト・手間・時間が不要になること
中には、オフィス内の清掃は従業員で行うという企業もあります。多忙や人手不足により清掃がおろそかになっていませんか？清掃に手を取られることで、業務がスムーズに進まなかったり従業員の士気が下がることもあります。本業に集中できていれば出せていたかもしれない成果や売上を考えると、清掃会社へ委託するほうが有益な方法になる場合もあります。
清掃にかかる料金だけを考えると、従業員で行うより委託のほうが少々高くなる傾向はあります。しかし、上記のメリットを踏まえてトータルコストで考えると、清掃会社への委託を選ぶ価値は十分にあるのではないでしょうか？
安さ重視は危険！清掃会社選びの落とし穴
オフィス清掃を従業員でするか清掃会社へ委託するか、もしくは現在委託されている場合はその清掃会社や経費を見直すことは必要です。
清掃会社を見直す際、コストを抑えようと安さだけで清掃会社を選ぶのは危険です。料金が安い会社の中には、そこに大きなデメリットが存在している場合もあり注意が必要です。
以下は実際にあった例です。
- 見積りの内訳に最低限の作業内容しか含まれず、結果的に追加費用が発生した
- 清掃員の教育がしっかりされておらず、雑な仕事をされた
- 下請け業者に一任しているため、現場への伝達が不十分で、希望通りの対応がされない
もちろん、比較的安い料金でしっかりした清掃サービスを提供している会社もあります。ここでお伝えしたいのは、清掃会社を料金だけで比較せず、しっかり検討してほしいということです。
そもそも委託する理由は何か、委託で期待しているメリットが得られるのか（例：雇用していたパートさんがよく休んで困る、清掃会社に頼めば代理のスタッフもいて欠勤なく来てくれるなど）を検討して選ぶことが重要です。
清掃にかかる経費をできるだけ抑えるには
そうはいっても、できることなら少しでも経費を抑えたいというのが本音ですよね。
清掃日数・時間・箇所を減らせば、清掃にかかる経費削減は叶います。しかし、単に減らすことはおすすめできません。安易に減らしてしまうと、以前のような清潔さを維持することは難しいでしょうし、だんだんと汚れが目について不満に感じてしまうかもしれません。
経費を抑えつつ、満足のいく仕上がりにするには、優先的に清掃が必要な箇所を決めて、清掃頻度を調整する方法が有効です。
例えば、週3回の日常清掃を委託する場合、
- エントランスや人の出入りが多い場所の清掃・衛生面の気になるトイレは毎回念入りに清掃する
- 会議室や応接室など頻繁に使用されない場所は1～2回にする
など箇所によって清掃頻度を調節してトータルの清掃時間を削減する方法です。この方法であれば、清潔さを保ちつつ清掃日数や時間を減らすことで経費を抑えることも可能です。