オフィス清掃の外注で重要なセキュリティ対策6選！業者の選び方も解説

オフィスの日常清掃を外部委託したいものの、「社外の人が頻繁に出入りするのは不安」「情報漏えいは大丈夫なのか」などの懸念がある方もいるでしょう。
オフィスは顧客情報や社内資料など機密情報が多いため、清掃業者を活用する際はセキュリティ対策が欠かせません。

本記事では、オフィス清掃業者との依頼前に取り組みたいセキュリティ対策を紹介します。
オフィス清掃の外注においてセキュリティ面の不安を解消したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

オフィス清掃で想定される主なセキュリティリスク

オフィスの日常清掃を外部委託すると、社外の清掃スタッフが執務エリアへ出入りするため、さまざまなセキュリティリスクが懸念されます。

これらのリスクは、清掃業者側・依頼者側のどちらか一方のセキュリティ対策が不十分でも発生する可能性があります。
そのため、オフィス清掃を外注する際は、業者の管理体制を確認するだけでなく、自社側でもセキュリティに関するルールや体制を整えておく必要があります。

オフィス清掃を委託する際に実施したいセキュリティ対策6選

オフィスのセキュリティ対策は、立ち入り範囲や入退室管理などの空間セキュリティと、書類・パソコン・顧客情報を守る情報セキュリティの両面からの対策が基本です。

以下では、オフィス清掃の外注時に取り入れたいセキュリティ対策を紹介します。

1.入退室ルールの明確化

オフィスの日常清掃を外部委託する際は、清掃スタッフの出入りを適切に管理するために、以下のような入退室ルールを決めておくと安心です。

入退室ルールは厳格に決めなくても、営業中に清掃に入ってもらうだけでもセキュリティリスク軽減につながります。
営業中であれば、鍵の受け渡しが不要になり、清掃スタッフの作業状況も社内で確認できるため、無人のオフィスへ外部の人材が入る際の不安を軽減できます。

そのため、鍵管理や無人時の入室に特に不安がある場合は、入退室ルールの整備に加えて、営業中の清掃依頼を検討すると良いでしょう。

2.清掃範囲と立ち入り禁止エリアの区分け（ゾーニング）

清掃スタッフが機密エリアへ立ち入るのを防ぐには、清掃依頼範囲と立ち入り禁止エリアを区分けし、清掃業者に共有することが有効な対策です。

例えば、以下のような立ち入り禁止エリアの区分け（ゾーニング）が候補として挙げられます。

清掃依頼範囲	立ち入り禁止エリア
・エントランス：受付台や来客用記入シート、入館証に個人情報が含まれるため、清掃時は書類や備品の取り扱い範囲を明確に ・執務スペースの床・通路：汚れやすい床や通路を清掃対象とし、デスク上の書類やパソコン、ホワイトボードには触れないルールを設ける ・会議室：机上拭きやゴミ回収の範囲を決める	・サーバールーム：機器の誤操作や情報漏えいを防ぐため、原則として立ち入りを制限 ・書類保管室：契約書・顧客情報・社内資料を扱うため、清掃時は施錠するか、必要な時だけ解錠して作業を見守るなどを検討 ・金庫：備品紛失や物理的な持ち出しを防ぐため、清掃範囲から基本的には除外

清掃依頼範囲を決める際は、触れて良いもの・触れてはいけないものまで具体的に決めておくと安心です。
例えば、会議室の清掃では、机上拭きは可能・資料の移動は不可など、作業範囲を細かく共有しておくとセキュリティリスクを抑えられます。

また、機密性の高いエリアの清掃は、従業員の立ち会いを条件にする、作業時間を限定するなど、一般エリアとは異なるルールを設けると安心です。

3.情報管理ルールを社内で整備

オフィス清掃中の情報漏えいを防ぐには、自社内で以下のような情報管理ルールを整備しておくことも重要です。

情報管理ルールがあると、清掃スタッフが意図せず機密情報に触れることや、目にする機会を減らせます。
外部委託をきっかけに、社内の情報管理を見直しましょう。

4.従業員へのセキュリティ教育の実施

オフィス清掃のセキュリティ対策では、自社の従業員のセキュリティ意識を高めることも重要です。
社内ルールを整備していても、従業員が守れなければ、デスク上の書類放置やパソコン画面の未ロックにより、情報漏えいにつながる可能性があります。

従業員に周知しておきたい主な内容は、以下のとおりです。

セキュリティ教育を実施する際は、社内マニュアルの配布だけでなく、eラーニングやチェックリストなどを活用し、従業員が行動に落とし込めるようにしましょう。

また、教育内容は、清掃範囲の変更やレイアウト変更、新入社員の入社時に合わせて定期的に見直すことが大切です。

5.セキュリティリスク発生時の連絡体制の構築

オフィス清掃を外部委託する際は、情報漏えいや備品紛失、鍵の紛失が発生した万一の場合に備えて、以下のような連絡体制を構築しておきましょう。

これらを決めておくことで、迅速に状況を把握でき、被害拡大を抑えられます。
オフィス清掃業者との契約前は緊急時の対応フローを共有し、清掃スタッフにも周知してもらいましょう。

6.セキュリティ体制が整った清掃業者の見極め

セキュリティ対策の実効性は、清掃スタッフの意識と行動に左右されます。
そのため、オフィス清掃を外注する際は、以下のようなセキュリティ体制やルールが整備されている清掃業者を選びましょう。

現場任せではなく、会社として教育体制や管理体制が整っている清掃業者を選ぶことで、長期的に安心して日常清掃を委託できます。

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オフィス清掃を外注する際のセキュリティリスクは、ゾーニングや従業員教育、連絡体制の構築など、適切な対策を講じることで抑えられます。

オフィス清掃は、従業員が快適に働ける環境を維持するうえで欠かせません。
まずは今回紹介した対策を取り入れ、外部委託でも安心して任せられる環境に整えましょう。

セキュリティ対策と合わせて、オフィス清掃業者への依頼前に実施したい準備は、以下の記事をご覧ください。
▶ 初めてのオフィス清掃サービス利用、清掃会社が来る前にしておくべき準備は？