オフィスの日常清掃業者の選び方！信頼できる業者をプロの視点で解説

オフィスの日常清掃業者を選ぶ際は、料金の安さだけで判断するのではなく、オフィスという業務空間に適した清掃ができるかを見極めることが大切です。
オフィスにはOA機器や機密書類、業務中の社員など、一般的な清掃現場にはない配慮すべき要素があるためです。

実際に清掃業者を比較し始めたものの、「どのような基準で清掃会社を選ぶべきかわからない」とお悩みの方もいるでしょう。

本記事では、オフィスの日常清掃業者の選び方を紹介します。
自社に合った清掃業者を選びたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

オフィスの日常清掃業者の選び方

以下では、オフィスの日常清掃業者を選ぶ際に特に重視したいポイントを紹介します。

OA機器周りの清掃に配慮できるか

パソコンや電話機、複合機などのOA機器は、取り扱いを誤ると故障や不具合が生じます。

そのため、オフィスの日常清掃業者を選ぶ際は、OA機器周りの清掃に関して以下を確認しておくと安心です。

特に、IT企業やコールセンター、OA機器の多いバックオフィスの清掃を依頼する際に重要なポイントです。

情報漏えいを防ぐ管理体制やルールがあるか

オフィスでは、机の上の書類やホワイトボードの記載内容、ゴミ箱の廃棄物なども情報漏えいの対象になり得ます。
こうした情報は、日常清掃の中で視界に入ることや手に触れることがあります。

そのため、業者選びの段階で以下のような情報管理体制や運用ルールの有無を確認しておくと安心です。

情報漏えいを回避でき、機密性の高いエリアの清掃も任せられます。

清掃スタッフの品質・セキュリティ教育体制が整備されているか

オフィス清掃では、清掃スタッフの清掃品質とセキュリティ意識の両方が、業務空間の清掃を安心して依頼するうえで不可欠です。

例えば、品質教育が十分に行われている会社では、清掃手順や使用する清掃道具の扱い方が統一され、清掃スタッフごとの仕上がりの差を抑えられます。
また、セキュリティ教育が行き届いている会社は、機密情報の取り扱い方や執務エリアでの適切な行動を理解しており、情報漏えいを防げます。

そのため、日常清掃業者を選ぶ際は、以下の視点で教育体制が整備されているかを確認しましょう。

清掃品質に関する教育	セキュリティ教育
・基本的な清掃手順や使用する洗剤・資機材の扱い方についての研修 ・清掃箇所ごとの適切な作業方法や注意点の共有	・機密情報の取り扱いや入退室ルール、執務エリアに関する基礎教育 ・書類や机上物、ホワイトボードの記載内容など、業務上目にする情報の扱い方についての教育

長期的な委託を見据える場合は、清掃スタッフ教育の内容まで確認しておくと安心です。

清掃中の事故や破損に対応できる補償や体制があるか

オフィス清掃では、作業中の取り扱いミスによっては備品の破損や設備トラブルが起きる可能性があります。
また、清掃方法によっては従業員がけがをする可能性もあります。

そのため、日常清掃業者を選ぶ際は、以下のような清掃中の事故・破損に備えた補償内容や対応体制がある業者を選定するとよいでしょう。

例えば、損害賠償保険に加入している場合は、清掃作業中に備品が壊れた際に、修理費用などの補償を受けられます。
また、事故後の報告体制がある業者は、トラブルを迅速に把握・解決でき、業務への支障を抑えられます。

特に、精密機器が多い職場や社員・来客の出入りが多いオフィスでは重視したいポイントです。

希望時間に対応できるか

オフィスの日常清掃を依頼する際は、業務の妨げにならない時間帯や方法で対応できるかどうかも、業者選びの重要な基準です。
日常清掃は高頻度で実施するため、清掃時間が自社の業務運営に合っていないと、社員の業務や来客対応に負担がかかります。

そのため、以下のように希望時間への対応可否だけでなく、時間帯に応じた作業ルールや配慮事項が整っているか確認しておくと安心です。

早朝～始業前	終業後の夜間	就業中・日中
・始業までに清掃を完了できるタイムスケジュールで組めるか ・鍵の受け渡しに対応できるか	・深夜作業に対応できるか ・無人環境での作業を前提とした巡回や確認体制があるか	・来客対応や社内打ち合わせの妨げにならないよう作業時間を調整できるか ・電話対応中の社員の近くで掃除機を使用しない、会議中の部屋に立ち入らない、通路を長時間ふさがないなどの配慮ができるか

オフィス清掃の管理負担を軽減するためにも、自社の運用に合った時間帯で柔軟に対応できる業者を選びましょう。

時間帯を決める際は、以下の記事を参考にしてください。
▶ オフィス清掃の作業時間帯選びが重要！自分の企業に適した時間帯とは

清掃範囲と頻度を柔軟に設定できるか

オフィスごとに社員数や来客数、よく使う場所は異なるため、適切な清掃内容や頻度はさまざまです。
例えば、来客が多いオフィスでは会議室の清潔感が重視される一方、社員数が多いオフィスでは水回り清掃の重要性が高まります。

そのため、日常清掃業者を選ぶ際は、以下のように自社の使い方や汚れ具合、イベント予定などに合わせて清掃範囲と頻度を設定できるか確認しましょう。

清掃範囲	清掃頻度
・エントランスや会議室、トイレなど、場所ごとに作業内容を分けられるか ・OA機器周辺や受付周りなど、重点的に清掃したい箇所を指定できるか	・汚れやすい箇所だけ頻度を高め、使用頻度の低いスペースは頻度を下げられるか ・来客予定や繁忙期に合わせて一時的に頻度を変更できるか

自社用の清掃プランを決められる業者は、必要な場所に必要な分だけ清掃できるため、委託コストを抑えつつ、オフィス全体の清潔感を効率良く維持できます。
特に利用状況に波がある職場では、こうした柔軟性が清掃品質と費用対効果の両立につながります。

見積りや契約前に金額に関する説明があるか

清掃業者によって、見積書の記載内容や現地確認の実施有無は異なります。
契約後の認識違いや想定外の追加費用を防ぐには、見積書や契約前の打ち合わせで以下のような金額の内訳を丁寧に説明してくれる業者を選ぶことが大切です。

総額だけで判断するのではなく、どの作業がどこまで料金に含まれているのかを細かく確認しましょう。
事前説明が丁寧な業者ほど、契約後に起こり得る金銭トラブルを防げます。

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オフィスの日常清掃業者を選ぶ際は、OA機器周りの清掃対応力や情報管理、清掃スタッフへの教育体制を含めて総合的に判断することが大切です。
信頼できる清掃業者に依頼できれば、オフィスの美観や衛生環境を保てるだけでなく、社員の業務効率や来客時の印象が向上します。

本記事で紹介した選び方を参考にオフィスの日常清掃業者を選定したあとは、以下の記事を通じて問い合わせ前の準備に取りかかりましょう。
▶ オフィス清掃業者への依頼前に必要な準備とは？ポイントや重要性を解説