オフィス清掃業者とのトラブル例をチェック！原因や回避方法も解説

オフィス清掃を外部委託したくても、口コミサイトなどでトラブルに関する体験談を目にし、契約に踏み切れていない方もいるでしょう。
しかし、オフィス清掃業者とのトラブルの多くは、事前の準備によって回避できる可能性があります。

本記事では、オフィスの日常清掃業者との間で想定されるトラブル例や原因、対策を紹介します。
トラブルを可能な限り避け、長期的に安心して依頼したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

オフィス清掃業者とのトラブル例

オフィスの日常清掃を業者へ依頼する場合、清掃品質やセキュリティ、金銭面でトラブルを招く可能性があります。
以下では、想定されるトラブル例を紹介します。

清掃品質が期待していた水準に届かない

清掃範囲や仕上がりに対する事前のすり合わせが不足していると、清掃品質に関する認識のずれが生じ、トラブルに発展する可能性があります。
例えば、給湯室のシンク周りなどの細かい箇所が清掃されていないケース、ゴミ回収後の分別や袋の交換が不十分なケースが挙げられます。

清掃業者側は契約範囲内で対応していても、依頼者側が想定していた清掃内容や仕上がりと異なる場合、不満やクレームにつながるでしょう。

清掃中に備品や設備が破損する

備品や設備の破損トラブルも注意したいポイントです。
万一の場合、清掃用具が壁にぶつかって傷が付いたり、水拭き時にOA機器へ水分が付着して不具合につながることが考えられます。

オフィスでは、触れてほしくない備品や移動してはいけない設備など、作業時に慎重な取り扱いが求められるものが多くあります。
作業時の注意点を共有できていないと、重要な備品・設備の破損や紛失、配置の変更を招き、場合によっては業務に支障が生じます。

機密情報の取り扱いが不安

清掃業者によって、セキュリティ体制や情報管理への意識には差があります。
セキュリティ対策が不十分な清掃業者へ依頼すると、情報の取り扱いや入退室管理に不安が生じるでしょう。

オフィスの日常清掃では、作業内容によっては書類やパソコン画面、社内資料など、機密情報に接する機会があります。
情報管理が徹底されていないと、机上の書類や会議室の資料、パソコン画面に表示された情報が外部に漏れるリスクも否定できません。

追加費用が発生して想定よりコストが膨らむ

オフィス清掃業者との金銭的トラブルとして、作業開始後に想定外の追加費用が発生するケースが挙げられます。
費用面における認識を十分にすり合わせていないと、起きやすいトラブルです。

オフィスの日常清掃では、基本料金に含まれていない作業が発生した場合や、通常とは異なる条件で作業を依頼する場合に、別途費用がかかることがあります。
そのため、見積りの総額だけで判断すると、運用開始後に想定外の費用が増え、結果的にコストが膨らみます。

オフィス清掃業者とのトラブルを回避する方法

以下では、オフィス清掃業者とのトラブルを回避するための方法について紹介します。

希望する清掃時間帯と頻度を決める

オフィス清掃業者へ相談する際には、自社が希望する清掃時間帯や頻度を決めておけると良いでしょう。

例えば、以下のような希望条件がないか検討してみましょう。

時間帯	頻度
・昼休み中や始業前など、業務への影響が少ない時間帯 ・「食堂は昼休みまでに終わらせる」「会議室は午前中に清掃する」など、特定の場所の希望時間があるか	・毎日や週2回〜3回など、清掃してほしい頻度 ・平日のみや週末のみなど、清掃に入ってほしい曜日 ・来客前や社内イベント後など、通常より清掃頻度を増やしたいタイミング

自社の業務時間や来客頻度、エリアの利用頻度を踏まえてそれぞれを考えておくことで、ニーズに合った提案を受けやすくなります。

時間帯を決める際は、以下の記事を参考にしてください。
▶ オフィスの掃除、場所ごとに最適な掃除頻度とは

時間帯を決める際は、以下の記事を参考にしてください。
▶ オフィス清掃の作業時間帯選びが重要！自分の企業に適した時間帯とは

セキュリティ対策を強化する

オフィス清掃業者へ依頼する際の情報漏えいリスクを抑えるためには、自社におけるセキュリティ対策の強化も効果的です。
優先して取り組みたいセキュリティ対策例は、以下のとおりです。

セキュリティルールは社内だけで管理するのではなく、清掃業者への事前共有がおすすめです。
立ち入り範囲や備品の取り扱い、鍵の管理に対する認識のずれを防ぎ、情報漏えいや施錠漏れなどのトラブルリスクを抑えることができます。

清掃業者とのコミュニケーション体制を整えておく

日常清掃は定期的に作業が発生するため、必要なタイミングで清掃業者と連絡を取れる体制を整えておくと安心です。

あらかじめ以下のような内容を決めておくと、確認や相談が必要になった際もスムーズに対応できます。

例えば、日々の確認事項は現場スタッフへ伝え、清掃内容の見直しや品質改善の相談は管理担当者へ連絡するなど、内容ごとに窓口を分けておくと効率的です。
誰に・どの方法で・どのタイミングで連絡するのかを無理のない範囲で明確にしておきましょう。

清掃範囲や内容の共有を通じて品質基準の認識を業者とすり合わせる

清掃品質に関するトラブルを防ぐには、以下のように具体的な清掃範囲や内容の共有を通じて、求める品質レベルを清掃業者とすり合わせることが重要です。

品質基準の内容はチェックリスト化し、作業内容を可視化しておくと、清掃後の確認や調整もスムーズに進めやすくなります。

見積書や現地確認で追加費用の発生条件を確認する

オフィス清掃業者との費用面のトラブルを防ぐには、見積書や現地確認で以下のような追加費用の発生条件を確認することが大切です。

料金の透明性が高い業者ほど、契約後に想定外の費用が発生するリスクを抑えられます。

日常清掃の見積りで押さえたい、料金体系や隠れコスト、依頼者側から伝えると良い内容は、以下の記事で紹介しています。
▶ 日常清掃サービスの見積り、ここに注意！

信頼性の高いオフィス清掃業者を選ぶ

オフィス清掃業者とのトラブルを防ぐには、信頼できる業者を選ぶことが重要なポイントです。
費用面やセキュリティ面で信頼性が高いオフィス清掃業者には、以下のような特徴があります。

運用体制やルール、従業員教育まで含めて確認することが、安心して委託するためのポイントです。

---

オフィス清掃業者とのトラブルは、依頼内容の明確化や追加費用の確認、信頼性の高いオフィス清掃業者選びなどによって回避できます。

オフィス清掃は、社員が快適に働ける環境を作るうえでも大切です。
費用面や作業内容に関するトラブルの発生リスクを減らし、清掃業務の外注化を成功させましょう。

スムーズに委託を開始するために、清掃業者の問い合わせ前に必要な自社側の準備事項は、以下の記事をご覧ください。
▶ オフィス清掃業者への依頼前に必要な準備とは？ポイントや重要性を解説