Hashimoto 初めてのオフィス清掃サービス利用、清掃会社が来る前にしておくべき準備は？
近年、オフィス清掃を外部の清掃会社に依頼する企業が増えています。
一方で、初めてオフィス清掃サービスを利用する場合、「何を準備しておけばいいの？」「事前に決めておくことはある？」と不安や疑問を感じる方も多いのではないでしょうか。
実際、当社にも導入前の準備について多くのご相談をいただいています。
そこでこの記事では、清掃会社がオフィス清掃に入る前に、依頼主側で準備しておきたいポイントをわかりやすくご紹介します。
オフィス清掃自体は清掃会社に丸投げしてしまって大丈夫！
時々、「あまりにも汚れていて恥ずかしいから、清掃会社に来てもらう前に少し事務所の掃除をしておいた」という声を耳にします。ですが、そうした事前の掃除は必要ありません。
せっかくコストをかけて清掃会社にオフィス清掃を依頼しているのに、その前に自分たちで掃除をするのは、正直もったいないです。
清掃は清掃会社にすべて任せてしまって大丈夫。たとえ汚れがひどくても、まったく問題ありません。どうぞ安心して、そのままお任せください。
清掃会社が来る前に準備しておきたいこと
それでは、「何も準備しなくて良いの？」と言えば、そうではありません。スムーズにオフィス清掃を始められるよう、依頼主側が準備しておくべきことがあります。
清掃道具の準備
清掃道具は、清掃会社が用意する場合もあれば、依頼主側で準備することもあります。
日常清掃で使用するのは、一般的な掃除用具がほとんどです。これまで使っていた道具があれば、それを活用できることもあるため、事前に清掃会社に伝えて相談してみましょう。
新設のオフィスなどで掃除道具が全くない場合は、清掃会社が必要なものを一式そろえてくれるケースもあります。
いずれにせよ、清掃会社へ「どの道具を」「誰が」用意するかを確認し、依頼主側で必要なものがあれば、事前に準備しておきましょう。
【参考コラム】
▶ 清掃用具の準備や管理はどうする？業者or自前？実例付きで解説
オフィスに立ち入るためのセキュリティの確認
清掃会社のスタッフ＝外部の人間がオフィス内に立ち入ることになります。入場許可証の発行や、警備・受付への申請など、あらかじめ必要な手配をしておきましょう。
始業前や終業後、休日など従業員がいない時間帯に清掃を依頼する場合は、鍵の管理やビルセキュリティの解除方法についても事前に伝えておく必要があります。
「清掃スタッフがオフィスに入れず掃除ができなかった」といったトラブルを防ぐためにも、準備はしっかり行いましょう。
【参考コラム】
▶ オフィス清掃サービスの外部委託、曜日は休日と平日どちらに頼む？
貴重品の管理
オフィス内には、個人の私物や会社の備品など、さまざまな貴重品があります。万一、清掃中に紛失や破損が起こればトラブルになりかねません。貴重品は出しっぱなしにせず、事前にしっかりと管理・保管しておきましょう。
ある程度の整理整頓
貴重品に限らず、物の紛失や破損はあってはならないことです。そのため清掃スタッフは、基本的に書類や備品、従業員の私物には触れずに作業します。
しかし、デスクの上に物が散乱していたり、床に荷物が置かれていると、丁寧に掃除ができず、清掃が不十分になることもあります。せっかく依頼している清掃が十分に行き届かないのは、もったいないですよね。
清掃効果を高めるためにも、小物をひとまとめにする、床の物を片付けておくなど、事前にある程度は整理整頓しておくことをおすすめします。
なお、ご希望があれば、スタッフが机上の物を持ち上げて拭くことも可能ですが、その際に書類を紛失したり備品を傷めてしまうリスクが多少あります。思わぬトラブルを避けるためにも、できるだけ作業前の整理整頓はしておくのが良いです。
機密情報の管理
オフィス内には、従業員や顧客の個人情報、企業運営や経営に関わる機密情報など、外部に漏れてはならない重要な情報が多くあります。社内では日常的に扱われている書類でも、内容によっては社外秘である場合も少なくありません。
もちろん、清掃スタッフは情報の取り扱いや守秘義務について教育を受けていますが、外部の人間の目に触れないよう配慮することも大切です。機密情報が記載された書類や資料は、施錠されたキャビネットに保管するなど、適切な管理を徹底しておきましょう。
入ってはいけない箇所や時間を決めて伝える
例えば、会議中に誤って会議室に立ち入ってしまったり、来客中に応接室の扉を開けてしまったりすると、業務の妨げになってしまうことがあります。
そうした行き違いを防ぐためにも、オフィス内で立ち入りを避けてほしい場所や、この時間帯は入らないでほしいといったルールを、あらかじめ清掃スタッフに伝えておきましょう。
◆参考◆
定期清掃で床の洗浄・ワックスがけを依頼する場合の「準備」
床の洗浄やワックスがけなどの定期清掃は、日常清掃よりも作業規模が大きくなります。スムーズに作業を進めるために、依頼主側で事前に準備しておきたいポイントをチェックしておきましょう。
□ 床まわりの物を事前に片付けておく
床に物が置かれていると、洗浄やワックスがけが行えません。机やいすなどは清掃スタッフで対応できることも多いですが、仮置きの段ボール箱など、移動可能なものはあらかじめ退けておきましょう。
また、清掃スタッフに触れられたくない私物も、事前に片付けておくと安心です。
□ 清掃会社と準備物を確認しておく
定期清掃では専用の機械や薬品を使用するため、掃除道具は清掃会社が用意することがほとんどです。
ただし、電源の使用可否や作業スペースの確保など、事前に準備しておいたほうがよい点がないか清掃会社へ確認しておきましょう。
□ 業務の妨げにならない作業時間帯を選んでおく
定期清掃は日常清掃と比べて作業音が大きくなりやすい傾向があります。
清掃作業や機械の音が社内業務の妨げにならないよう、従業員への影響を考慮し、作業時間帯を選ぶなどの対策をしておくことが大切です。
オフィス清掃をスムーズに始めるために、依頼主側で準備しておきたいポイントをご紹介しました。
実際の準備内容は企業ごとに異なりますので、事前に清掃会社と打ち合わせをして確認しておきましょう。不明点があれば、遠慮せずに質問・相談することも大切です。しっかり準備を整えて、安心してオフィス清掃をスタートさせてくださいね。