Yamada オフィス移転をスムーズに進める清掃手配の流れ｜ポイントや企業事例を解説
オフィス移転では、旧オフィス・新オフィスそれぞれの清掃を手配する必要があります。
清掃の手配が遅れると、移転作業がスムーズに進まないだけでなく、退去準備や新オフィスでの業務開始にも影響を及ぼす可能性があります。
「どのタイミングで何をすればよいのかわからない」とお悩みがある担当者もいるでしょう。
本記事では、オフィス移転時に必要な清掃の種類や手配の流れ、実際に移転時に清掃会社を活用した企業事例を解説します。
▼オフィス移転時の日常清掃は「株式会社アライブ」までお気軽にご相談ください。
オフィス移転をスムーズにするために検討したい3つの清掃
オフィス移転をスムーズに進めるには、退去時・入居時・移転後の3つのタイミングで必要な清掃を計画する必要があります。
主な清掃は、以下の3つです。
| 清掃の種類 | 実施するタイミング | 主な清掃内容 | ポイント |
| 旧オフィスの退去前後の清掃 | 荷物搬出後～退去前 | 床の清掃、棚・収納の拭き掃除、水回りの清掃、ごみの回収 | 清掃や原状回復工事がどの程度必要か、管理会社・貸主へ確認しておく |
| 新オフィスの入居前清掃 | 内装工事完了後～什器・荷物搬入前 | 床・窓・トイレ・給湯室・会議室などの清掃、ほこり・資材くずの除去 | 搬入前に清掃を済ませることで、きれいな環境で業務を開始できる |
| 移転後の日常清掃・定期清掃 | 業務開始後 | オフィス全体の日常清掃と定期清掃 | 日常清掃と定期清掃を組み合わせることで、オフィスの美観と衛生環境を継続的に維持できる |
必要な清掃を適切なタイミングで手配すれば、移転作業をスムーズに進められ、業務開始後の混乱や従業員の負担も抑えられます。
オフィス移転に伴う清掃手配の全体手順
以下では、オフィス移転に伴う清掃手配の全体手順を紹介します。
1.新オフィスで清掃手配が必要か確認する
オフィスの移転が決まったら、まず新オフィスで必要になる清掃を確認します。
例えば、ビルの共用部分は管理会社が清掃していても、事務所や会議室といった専有部分は入居企業が清掃を手配しなければならない場合があります。
賃貸借契約書やビルの管理規則を確認し、管理会社が対応する範囲と自社で対応する範囲を把握しましょう。
また、入居前に十分清掃された状態で引き渡されるかの確認も必要です。
内装工事後のほこりや汚れが残っている場合は、什器や荷物を搬入する前に清掃を依頼すると、移転後すぐに業務を始められます。
2.現在の清掃体制が新オフィスでも対応できるか確認する
旧オフィスで清掃会社を利用している場合は、新オフィスでも引き続き依頼できるかを確認します。
一方、従業員で対応している場合は現行の方法を見直す機会として活用しましょう。
新オフィスの面積が広くなる場合や共用部分が増える場合は、従来と同じ人数や作業時間では対応しきれない可能性があります。
それぞれの清掃体制で確認すべき内容は、以下のとおりです。
| 清掃会社を利用している場合 | 従業員で対応している場合 |
| ・新オフィスの所在地が対応エリアに含まれているか ・新オフィスの床材や設備に適した清掃に対応できるか ・希望する曜日や時間帯に作業できるか ・オフィスの広さや清掃範囲の変更に対応できるか | ・新オフィスの広さや設備を現在の人数で清掃できるか ・清掃範囲や作業量が増えないか ・本来の業務に支障が出ない作業時間を確保できるか |
現行の清掃体制が新オフィスに対応できない場合は、早めに対応できる清掃会社の導入を検討しましょう。
3.新オフィスで必要な清掃箇所と作業内容を整理する
次に、新オフィス内の清掃箇所を洗い出し、それぞれに必要な作業を決めます。
| 清掃箇所 | 日常清掃で対応すべき主な作業 | 定期清掃で対応すべき主な作業 |
| 事務所・会議室 | ごみ回収、掃除機掛け、机や棚の拭き掃除 | 床洗浄、ワックス掛け、カーペット洗浄 |
| トイレ | 便器・洗面台・鏡の清掃、床のモップ掛け、備品補充、ごみ回収 | 床や壁の洗浄、換気扇清掃、尿石や水あかの除去 |
| 給湯室 | シンクや蛇口の清掃、ごみ回収、床の清掃 | 排水口や換気扇の清掃、水あか・油汚れの除去 |
| 廊下・階段 | 掃除機掛けやモップ掛け、手すりの拭き掃除 | ワックス掛けやカーペット洗浄 |
| エントランス | 床の掃き掃除やモップ掛け、玄関マットのごみや砂ぼこりの除去 | 床洗浄やワックス掛け |
旧オフィスで汚れが目立っていた場所や、清掃が行き届きにくかった場所を振り返ると、新オフィスで必要な清掃内容をスムーズに決められます。
4.従業員と清掃会社の作業範囲や清掃頻度、実施時間などを決める
必要な清掃内容を整理したあとは、従業員と清掃会社それぞれの作業範囲や清掃頻度、実施時間を決めます。
分担方法は、日常清掃と定期清掃を含めて清掃会社へ委託する方法があります。
一方で、デスク周りの整理や簡単な拭き掃除は従業員が行い、共用部分の清掃や専門的な作業を清掃会社へ任せるなど、業務を分担する方法も選択肢の一つです。
また、場所ごとに必要な頻度を設定することも大切です。
利用人数や汚れやすさによって適切な頻度は異なるため、移転後の状況を確認しながら見直しましょう。
清掃の実施時間は、始業前や終業後、昼休みなど、業務や来客対応への影響が少ない時間帯を検討しましょう。
清掃会社に委託する際は、鍵の受け渡し方法や入退館方法も事前に決めておくと、清掃開始後のトラブルを防げます。
【参考コラム】
▶ 日常清掃は自社雇用vs清掃業者へ委託どっちがいいの？
5.清掃会社から見積もりを取り、契約内容を確認する
清掃を依頼する範囲や頻度が決まったあとは、清掃会社へ見積もりを依頼し、契約内容を確認します。
現在の清掃会社との契約を継続するか、新たな清掃会社を選ぶかによって、進め方は異なります。
| 既存の清掃会社へ引き続き依頼する | 新たに清掃会社を選ぶ |
| 1.新オフィスが対応エリアに含まれているかを確認 2.現地調査を依頼し、床面積や設備、清掃箇所の変化を踏まえた作業内容と見積もりを提示してもらう | 1.複数社へ同じ条件を伝えて見積もりを取得 2.料金や作業内容、サポート体制を比較 3.ビル管理会社の清掃範囲や指定業者の有無を確認し、自社で手配すべき範囲を把握 |
見積もりでは、金額だけでなく、作業内容や追加料金の発生条件、サポート体制などを総合的に確認することが大切です。
新オフィスに必要な清掃内容と契約内容にずれがないかを確認し、料金とサポート体制のバランスを踏まえて依頼先を決定しましょう。
※清掃会社に相談し、新オフィスの図面や現地を見てもらいながら、必要な清掃箇所や頻度などを提案してもらう方法もあります。
オフィス移転をきっかけに清掃体制を見直した企業事例
以下では、オフィス移転をきっかけに、株式会社アライブの清掃サービスを活用された企業様の事例を紹介します。
自社ビルへの移転を機に初めて清掃を外注した事例
大阪市の企業は、旧オフィスでは共用部分の清掃をビル管理会社が担当していましたが、自社ビルへの移転に伴い建物全体の清掃が必要となったため、初めて清掃会社の日常清掃を導入しました。
導入後は、平日週5日の日常清掃として、事務所の掃除機掛けやごみ回収、トイレ清掃など幅広い業務を依頼しています。
さらに、新築の建物を長くきれいに維持するため、年4回の床洗浄とワックス掛けも組み合わせました。
アライブの担当者が丁寧に説明することで初めて清掃サービスを利用する際の不安を解消でき、安心してご利用いただけています。
📝導入事例の詳細はこちら
新しい自社ビルへの引っ越しを機に清掃サービスを利用された会社のご利用例
（大阪市・オフィスビル）
ヒアリングや現地確認を行い清掃内容を具体化した事例
大阪府高槻市の企業では、旧オフィスの共用部分をビルの管理会社が清掃していましたが、移転先では自社で清掃会社を探す必要がありました。
現地で打ち合わせを行ったところ、人通りの多い通路や給湯室、入口の自動ドアなど、図面だけでは把握しにくい清掃箇所や要望が明確になりました。
最終的には、週3日の日常清掃を導入し、事務所や給湯室、トイレ、更衣室などの清掃を依頼しています。
移転前の早い段階で相談し、入室可能になった時点で現地確認を行ったことで、新オフィスに合った清掃体制をスムーズに整えられた事例です。
📝導入事例の詳細はこちら
事務所移転を機に清掃会社の導入を決断された事例
（大阪府高槻市・オフィス）
オフィスの移転が決まったら、現在の清掃体制を振り返り、新オフィスで必要な清掃箇所や作業内容を整理することが大切です。そのうえで、従業員と清掃会社の分担、清掃頻度、実施時間を決め、既存の清掃会社との契約継続や新たな会社への依頼を検討します。
移転前から計画的に準備を進めることで、新オフィスを清潔に保ち、従業員が業務に専念できる環境を整えられます。
▼オフィスの移転が決まった際は「株式会社アライブ」までお気軽にご相談ください。