オフィスの移転　新しいオフィスの日常清掃はどうしますか？

オフィスの移転に際しては、各種手続きなど、やらなければならないことが数多くあります。その中でも、見落とされがちなのが移転後のオフィスで行う日常清掃の準備です。

「退去時の掃除は手配したけれど、新しいオフィスの掃除は引っ越しが済んでから考えよう」と、後回しにされるケースは少なくありません。
しかし、せっかくの新しいオフィスです。新築であればなおさらですが、そうでない場合も、前の入居者の退去後にクリーニングが入ってきれいになっていることがほとんどです。

この“きれいな状態”を少しでも長く保つためには、移転後少しでも早く日常清掃をスタートすることが重要です。そのためにも、オフィスの移転が決まった段階で、他の手続きと同様に「移転後の清掃の準備」も忘れずに始めていきましょう。

移転が決まったら、準備するべき4つのステップ

移転後のオフィス清掃をスムーズに始めるには、移転前から準備を始める必要があります。オフィスの移転が決まったら、同時に移転後のオフィス清掃の準備もスタートしましょう。
ここでは、移転前にしておくべき準備について、流れにそって説明します。

ステップ① 移転後のオフィス清掃は自社で準備が必要かを確認する

まず確認すべきは、移転先のオフィス清掃を自分たちで準備する必要があるかどうかです。オフィスの形態などにより、大きく次の3つに分けられます。

すべての清掃を自社で準備する

自社ビルなど、自社で建物全体を管理する場合は、清掃もすべて自社で準備する必要があります。賃貸オフィスでも、管理を全面的に任されている場合は同様です。

一部の清掃を自社で準備する

テナントビルの一室やワンフロアを借りている場合、事務所内は自社で清掃を準備する必要があるけれど、廊下やトイレなどの共用部分は管理会社が清掃してくれるケースがあります。また、1棟まるごと借りている賃貸オフィスの場合も、貸主が外回りなどの清掃を手配してくれることがあります。

自社で準備することは何もない

ビル管理会社や貸主側が、共用部分だけでなくオフィス内の清掃もすべて手配してくれるケースがあります。その場合は、自分たちで準備するべきことは何もありません。

「自社で準備することは何もない」ケースを除き、自社で清掃の準備をスタートしましょう。

ステップ② 移転後のオフィス清掃を誰が行うか決める

移転後のオフィス清掃を自社で準備する場合、誰が清掃を行うか決めましょう。それによって、必要な準備や手続きが変わってきます。主な選択肢は以下の3つです。

従来の方法を継続してもよいですし、移転を機に新たな方法へ変更するのも選択肢の一つです。それぞれの選択肢にはメリット・デメリットがあるため、自社に最も適した方法を選びましょう。

【参考コラム】
▶ オフィス清掃は従業員でする？清掃会社に外注するメリットは？

▶ オフィス清掃はスタッフを自社で雇用する？清掃会社に外注するメリットは？

ステップ③ 新たに準備が必要なことは何かを確認する

移転後のオフィス清掃を誰が行うか決まれば、そのために準備することは何かを確認しましょう。移転前の清掃方法を継続する場合も、新たに準備が必要な場合があります。確認するべきポイントは以下の通りです

従業員で清掃する

清掃スタッフを自社で雇用する

清掃会社にオフィス清掃を外注する

ステップ④ 準備・手続きを始める

ここまでの確認を終えたら、実際に準備や手続きを始めましょう。
移転が近づくと、忙しくなって清掃のことは後回しになりがちです。早めにできる準備を済ませておくことで、移転直後からスムーズに清掃を開始できますよ。

また、新規雇用や新規契約には手続きに時間がかかる場合があります。清掃スタッフや清掃会社がすぐに決まらないこともあります。できるだけ早めに準備を始めることをおすすめします。

従業員で清掃する

清掃スタッフを自社で雇用する

清掃会社にオフィス清掃を外注する

【参考コラム】
▶ オフィス清掃業者への依頼前に必要な準備とは？ポイントや重要性を解説

▶ 初めてのオフィス清掃サービス利用、清掃会社が来る前にしておくべき準備は？

移転後、オフィス清掃をスタートしてからの注意点

このように移転前にしっかり準備をしておけば、新しいオフィスでの清掃はスムーズにスタートできるはずです。ただし、新しい環境では予期せぬトラブルや課題が出ることもあります。以下に、実際に清掃がスタートしてからの注意点をまとめました。

従業員がオフィス清掃を行う場合

移転直後は業務が慌ただしくなり、掃除が後回しになったりおろそかになりがちです。しかし、汚れが蓄積してからでは清掃の負担が大きくなります。はじめからきっちり清掃を習慣づけることが大切です。あらかじめ決めておいた当番や担当制を守り、個々が責任を持って取り組む環境を整えましょう。

清掃スタッフを自社雇用する場合

新規雇用した清掃スタッフ・継続してきてくれる清掃スタッフ、どちらの場合も、新しい場所ではわからないことが出るものです。
担当者はほかの業務も多く忙しいとは思いますが、清掃スタッフの質問や相談を後回しにせず、きちんと耳を傾けましょう。
対応を怠ると、わからないまま適当に放置することになったり、清掃スタッフが不安・不満を抱える原因になります。結果として、退職につながってしまうケースもあるかもしれません。

清掃会社に外部委託する場合

清掃内容や仕上りに疑問や話の行き違いがあると感じたら、早めに清掃会社の担当者へ相談しましょう。
放置せず、その都度解決することがきれいな状態を継続させるカギです。

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オフィスを移転するとき、移転後のオフィス清掃の準備は後回しにしがちです。
しかし、新しいオフィスをきれいに保つには、移転後すぐに清掃をスタートさせることが大切です。移転前からしっかり準備を進めて、移転先でもオフィス清掃をスムーズにスタートさせませんか。