Hashimoto 初めて事務所清掃を依頼するかた必見！事前に考えておきたいポイント2つ
昨今、衛生意識の高まりに伴い、会社や事務所の清掃を外部に委託する企業が増えています。
日常清掃を外部に委託することでオフィス内が常に一定の清潔さを維持できます。また事務所の美観維持は社員の無駄な動きを取り除き、業務効率の向上にも繋がるとされています。
当社へ初めてお問い合わせいただく中には、
「事務所の清掃を依頼するのは初めてで、どのように選べばよいかわからない」
「オフィス清掃を委託するとき、事前に何を決めておくべきこか」
といった不安の声をお聞きします。
本記事では、そのような不安を少しでも取り除き、円滑に清掃委託を進めていただけるよう、重要なポイントを2つご紹介します。
事務所清掃の依頼前に考えておきたいポイント2つ
「事務所内のセキュリティ」を考える
まず考慮すべきは、事務所内のセキュリティです。
清掃会社に委託するということは、外部の人が事務所内に立ち入ることになります。お客様が来社された際や、設備点検業者が訪れる際などセキュリティ面で気を付けていることはありませんか？それと同じように、外部の清掃スタッフが入る際にも配慮が必要です。
清掃を依頼する範囲を決めておく
事務所内には多くの機密情報があるため、清掃を依頼する範囲をあらかじめ決めておくことが大切です。例えば、事務所の中まで清掃してもらうのか、それともトイレや会議室などの共用部分だけにするのか、事前に方針を明確にしておきましょう。
清掃作業の時間帯を調整しておく
事務所内の清掃を依頼する場合、清掃を行う時間帯を決めておくことも重要です。社員が多くいる就業時間中に行うのか、それとも始業前や昼休みなど、資料やパソコンが使われていない時間帯に行ってもらうのか、事前に調整しておくと安心です。
清掃会社のセキュリティ対策を確認しておく
もちろん、清掃会社もセキュリティには十分配慮しています。多くの場合、スタッフには「お客様の職場で見聞きした情報は口外しないように」といった指導や教育が行われています。特に、企業向けの日常清掃で豊富な実績を持つ会社であれば、そうした取り組みを明確に示してくれるため、安心して任せることができるでしょう。
社員全体のセキュリティ意識を高めておく
一方で、お客様側でもできる対策があります。例えば、席を離れるときに書類を開いたままにしない、パソコンの画面を閉じるなど、特別な対応ではなく日頃から徹底しておくことが大切です。社員全体がセキュリティ意識を持つよう、普段からの教育・指導を行っておくと安心です。
このようなお話を聞くと、「外部の清掃会社を入れるのはデメリット？」と思われるかもしれませんが、先にお伝えした通り、清掃の外部委託は事務所の美観維持や業務効率化のためにも必要な選択です。うまく活用することで企業全体の発展にも繋がります。
「業務の妨げにならないか」を考える
次に、清掃作業が入ることでそこで働く従業員の業務の妨げにならないか考えましょう。
業務時間中に清掃スタッフが事務所内を動き回ると、仕事の妨げになることがあります。例えば、電話中に横で掃除機をかけられたら、声が聞こえづらくなったり、集中力が削がれたりして困りますよね。清掃スタッフも配慮して掃除機を止めるなどの対応はしますが、状況によっては作業が進まなくなることもあります。
このような場合は、次のような工夫で解決が可能です。
清掃の時間帯を調整する
昼休みや従業員が少ない時間帯に事務所内の清掃を設定することで、業務の妨げを防げます。
清掃方法を工夫する
掃除機ではなく、音の出にくいホウキやモップ、粘着ローラーなどを使う方法もあります。床の材質によっては、清掃会社から適切な方法を提案してもらうこともできますので、事前に相談してみましょう。
場所ごとに清掃時間を分ける
たとえば、食堂や休憩室は昼休憩後に、会議室や事務所は休憩時間帯に清掃するなど、利用者に配慮した時間帯の設定が効果的です。
なお、24時間稼働の工場や配送会社など、休憩時間が人によって異なる職場では、「○時までに食堂の清掃を終える」といったルールを設けて対応している事例もあります。
業務時間中に清掃作業をするメリットもある！
一方で、業務時間中に清掃作業を行うことで、お客様が来社した際に「この会社は清掃が行き届いている」と好印象を持たれることもあります。清掃の様子を見せることで、社内の衛生管理や丁寧な環境づくりへの姿勢をアピールにも繋がります。
上記を踏まえて、業務の妨げにならない・業務のプラスになる清掃委託を考えましょう。
信頼できる清掃会社を選ぶために
事務所の清掃を外部に委託する際は、セキュリティや業務への配慮など、事前にしっかり考えておきたいことがいくつもあります。だからこそ、できるだけ信頼できる清掃会社にお願いしたいですよね。
では、信頼できる清掃会社とはどんな会社でしょうか？
チェックしたい3つのポイント
信頼できるかどうかの判断基準は人それぞれですが、以下のような点は確認しておきたいポイントです。
1. 事務所清掃の実績や経験があるか
さまざまな企業での清掃実績があれば、それだけ対応経験が豊富で、セキュリティや業務への配慮も期待できます。ホームページで事例を確認したり、見積り時に質問してみるのもよいでしょう。
2. スタッフの教育やマナーが行き届いているか
清掃スタッフが挨拶や受け答えができているかは、会社の印象にも関わります。例えば、来客のあるタイミングで無愛想なスタッフがいたら、お客様はその人を「清掃スタッフ」ではなく「その会社の一員」と見てしまうかもしれません。
3. 問い合わせや見積り時の対応が丁寧か
こちらの質問にしっかり答えてくれるか、要望に応じた提案をしてくれるかも重要な判断材料です。最初のやりとりの段階で、信頼できる会社かどうかある程度見えてくるでしょう。
教育の行き届いた会社は満足度も高い
スタッフのマナーや対応は、会社の姿勢そのもの。マナー教育がきちんとされている会社は、清掃作業の品質にも表れます。こうした会社は、現場での信頼関係も築きやすく、長く安心して任せられる存在になるはずです。
事務所は、個人情報や機密情報が多い会社にとって重要な場所です。
「セキュリティ面」「業務の妨げにならないか」その他にも少しでも不安に思うことは問い合わせ・見積り時に営業担当者へ相談するなどして、事前に解消してください。そうすることで、あなたの企業にとってより良い事務所清掃の委託が叶います。