探し物に年間150時間？無駄を減らす鍵は“オフィス清掃”だった

「オフィスで働く人は、年間およそ150時間も“探し物”に時間を使っている」と言われています。

探し物の時間は、オフィスの環境によって大きく左右されます。清掃や整理整頓が行き届かず雑然とした職場では、150時間では済まないかもしれません。逆に整理整頓されていてどこに何があるか一目瞭然なオフィスでは、探し物に悩まされることはほとんどありません。

社員一人ひとりの時間を有効活用するためにも、今こそオフィス清掃を見直すタイミングかもしれません。
探し物の無駄を減らすカギは、実は“オフィス清掃”にあるのです。

---

探し物に費やしている時間はどれくらい？

先ほど、一般的に年間150時間ほどの時間を探し物に費やしていると書きましたが、社員1人が1年間にどれくらいの時間を探し物に費やしているか、数字で見ていきましょう。

1日1時間探し物に費やす人と、15分の人では、年間で187.5時間もの差が生まれます。社員一人ひとりにこれだけの差があるのですから、会社全体で見ると膨大な時間になります。見過ごせない差です。

この時間の差は、何が原因なのでしょうか？――それは、オフィスの環境です。不要な物が多く、整理されていない職場では、探し物に時間がかかってしまいます。
一方、整理整頓されたオフィスでは、どこに何があるかが一目でわかり、そもそも探し物をする場面が少なくなります。

つまり、オフィス清掃は“探し物にかかる時間”を大きく左右する要素なのです。

---

探し物に費やす時間が会社にダメージを与えた例

探し物に時間を取られたことで、会社にとって望ましくない結果につながったという話は少なくありません。いくつか事例をご紹介します。

①遅刻してお客様の信用を失い、売買契約が結べなかった

13時に見積書を持ってお客様を訪問する約束だった。見積書は前もって作成し、12時半に会社を出れば十分間に合うはずだった。しかし、用意していた見積書が他の書類に紛れて見つからず、出発が遅れた。
到着が遅れてお客様にご迷惑をおかけしたことで信用を損ない、売買契約に至ることができなかった。

②試作品なしでプレゼンしたため、イメージが伝わらず上手くいかなかった

試作品を作って会議でプレゼンする予定だった。試作品の製作に掛かる時間を逆算して作り始めたが、必要なパーツが見当たらず、それを探すのに時間がかかってしまい、会議までに試作品が完成しなかった。
実物なしでのプレゼンとなってしまったため、上手くイメージが伝わらずプレゼンは失敗に終わった。

③探し物で業務時間が足りず、残業する従業員が増えて人件費がかさんでいた

書類や備品が整理されておらず、日常的に探し物に時間を取られている。文房具も使った後に片付ける習慣がなく放置されていることが多いため、必要な時に探さなくてはならない。1回1回は5分程だが、毎回のことなので1日トータルすると1時間近くになる。
結果、定時で業務を終えられず残業が発生し、人件費がかさんでいた。

---

もしもオフィスが整理整頓されていたら防げた！？

もしオフィスが整理整頓されていたら、先ほどのような探し物のトラブルは防げたかもしれません。

清掃が行き届き、整ったオフィスを思い浮かべてみてください。
不要なものは処分され、無駄な物がない空間では、必要なものがすぐに見つかります。書類は種類別や日付順に分類・保管されており、「あの書類はどこ？」と探し回る必要はありません。
さらに、オフィス内のすべての物には“定位置”があり、いつでもあるべき場所に戻されています。だからこそ、必要なものを必要なときにすぐ取り出すことができるのです。

清掃によって整理整頓されたオフィスでは、探し物に時間を奪われることがぐっと減ります。上記1～3の事例について、オフィスが整理整頓されていたらどうなっていたか検証してみましょう。

①遅刻してお客様の信用を失い、売買契約が結べなかった

机の上がきれいに整頓されていたら、必要な見積書が他の書類と混在してしまうことはありませんでした。出かける直前でもサッと取り出せ、それを持って予定通りに会社を出て余裕をもってお客様を訪問することができたのです。その結果お客様の信用を損ねることなく商談ができたでしょう。

②試作品なしでプレゼンしたため、イメージが伝わらず上手くいかなかった

あらゆる物があるべき場所に収納されているオフィスだったら、試作品を作るのに必要なパーツはすべて簡単に集められ、逆算して導いた時間内に完成させることができました。そして試作品を持って臨んだ会議では、実際に試作品を手に取って見てもらいながらプレゼンを行うことで具体的なイメージを提示することができたはずです。それはプレゼンの成功に繋がったでしょう。

③探し物で業務時間が足りず、残業する従業員が増えて人件費がかさんでいた

書類が分類保管されていたら必要な書類がすぐに見つかりますし、文房具などがきちんと片付けられていたら必要な時にすぐに手に取ることができ、仕事が順調に進みます。探し物にかかる無駄な時間を削減することが残業時間の短縮につながり、残業代が削減できたはずです。

---

探し物に費やす時間を1日30分減らすことができれば…

毎日45分も探し物に費やしていたオフィスが、オフィス清掃を徹底して1日15分まで短縮できたとします。1日あたり30分、つまり年間125時間の削減です。
その125時間で、いったい何ができるでしょうか？

お客様と1回1時間の商談が年間125件できる

契約件数が増える

 125件も商談件数を増やせたら、そのうち数件は成約につながり、契約件数を伸ばすことができます。

商品企画や改善に使える時間が125時間増やせる

新商品やサービスが生まれたり、既存の商品を改善できる

会社の発展のためには新商品や新しいサービスを生み出したり、既存の商品をより良いものに改善していく必要があります。オフィス清掃によって浮いた125時間をそれらに充てることができたら、時間をかけてよく考えることができるため、新商品も既存の商品もより良いものにすることができます。

1人あたりの残業時間が125時間減る

残業代が削減でき、経費を有効活用できる

それだけあればコピー機やPCを最新のものにしたり、福利厚生の充実など、有効なお金の使い道も広がります。

---

このように、探し物に費やす時間を削減することで会社にはいいことがたくさんあります。その第一歩が、オフィス清掃です。
オフィス清掃によって無駄な時間を減らし、会社に良い影響を与えてみませんか？