オフィス清掃における定期契約のメリットとは？
自社に合う契約の見極め方を解説

「オフィス清掃は大事だけど、従業員の負担を感じる」
「単発契約と定期契約、自社にはどっちが良いんだろう？」
オフィス清掃を行うにあたって、このように悩む企業は多くいます。

清掃の形を見直すにあたり、候補に挙がるのが定期契約。とはいえ、「自社は定期契約にする意味はあるのか？」と考える企業も多いはずです。

この記事では、オフィス清掃での定期契約にどのようなメリットがあるのか、自社に合うオフィス清掃の形を見つけるにはどうすれば良いかについて解説します。

オフィス清掃を定期契約するメリットとは？

オフィス清掃を定期契約するメリットには、清掃品質の安定や従業員の負担軽減があります。ただ綺麗にするだけではなく、管理面でのメリットも押さえておきましょう。

清掃の品質が安定する

オフィス清掃を定期契約することにより、清掃の質が安定します。同じ業者が定期的に行うことで、清掃のやり方や範囲、頻度を一定に保てるためです。

自社で清掃を行うと「社員によって取り組み方が違う」「忙しくてそもそも対応できない」など清掃具合にばらつきが出る場合もあります。定期契約で任せることにより、オフィスの清潔さを維持しやすくなるのです。

依頼や調整の手間が減る

定期契約を行えば、依頼や調整の頻度を減らすことができます。清掃に関わる業務を減らし、本来の業務に集中できるでしょう。

単発契約の場合は、業者を探したり打ち合わせがあったりと依頼のたびに対応が発生します。定期契約であればはじめに作業内容などの相談をしているので、依頼した内容をベースに継続的に任せられるのです。

コストを計算しやすい

定期契約にすることで、清掃にかかるコストを計算しやすくなります。年単位や月単位の費用がわかり、予算を立てやすくなるでしょう。

単発で契約を行うと、時期やタイミングによって費用が変わる可能性があります。定期契約だとはじめにある程度の見積もりが出やすく、予算計上やコスト計算が楽になるでしょう。

オフィス清掃はなぜ定期契約が向いているのか

オフィスの汚れは定期的に発生するものであり、そのたびに掃除の手間や依頼の手間が発生します。なぜ定期契約が向いているかについて整理するので、参考にしてください。

オフィスの汚れは定期的に発生するから

オフィス清掃の定期契約が向いているのは、汚れは日々積み重なっていくからです。放置すると徐々に汚くなり、大掛かりな掃除をしないと汚れをとるのが大変になる場合もあります。

また、オフィスが汚れていると従業員のモチベーションが下がったり、来客に悪印象を与えてしまったりすることも。綺麗なオフィスを維持するためには、定期的に掃除することが欠かせません。

依頼内容を繰り返し伝える必要がない

定期契約の場合は、清掃依頼の内容をはじめに伝えるだけでよくなります。打ち合わせの頻度を減らし、業務負担の改善につながるでしょう。

日々の清掃は基本的にやることが変わらず、事前に打ち合わせをしておけば定期的に掃除を任せられます。繰り返し必要になる清掃だからこそ、依頼のたびに清掃場所や方法、金額の相談をする必要がない定期契約が便利なのです。

「いつ誰がやるか」を毎回考えなくていい

清掃業者に依頼することで、掃除や業者対応を「いつ誰がやるか」を考えなくてよくなります。従業員の負担を減らし、業務効率も良くできるでしょう。

自社でオフィス清掃をする場合、毎回の清掃を負担に感じる従業員もいます。また、単発的に業者へ依頼する際も、誰が依頼して打ち合わせなどの対応をするか考えなければなりません。

定期契約であれば都度対応が発生しないため、従業員の負担を減らして空いた時間を必要な業務に使うことができます。

オフィス清掃の定期契約が向いているケース

清掃を定期的に行う企業や、日々の清掃負担が目立っている企業はオフィス清掃の定期契約が向いています。自社に該当するかどうか考えてみましょう。

清掃を定期的に行う前提になっている

清掃を定期的に行う企業の場合、定期契約が向いています。

毎日、毎週など掃除するタイミングが決まっているなら、定期契約をすることで清掃や依頼の手間が省けます。契約方法に悩む場合、「どのくらいの頻度で掃除しているか」で考えてみましょう。

オフィス清掃の負担が増えてきている

自社で清掃を行うケースに多いのが、清掃によって従業員が負担に感じているケースです。本来行うべき業務とは別に清掃が増え、業務の効率化を妨げてしまいます。

従業員によっては、清掃の「義務化」がモチベーション低下につながることも。従業員の負担を減らすためにも、清掃のプロに定期的に任せることは選択肢の1つになります。

オフィスの清潔感を継続的に保ちたい

オフィスの清潔感を継続的に保ちたい場合は、定期契約が向いています。一定間隔で安定した清掃を行うことで、オフィス環境の良さを維持できるでしょう。

例えば、「来客対応が多く、オフィスの印象が大事になる」「オフィスの清潔感が従業員のモチベーションに影響する」などと考える企業は、定期契約が向いています。オフィスの汚さによって感じるストレスを減らせるでしょう。

オフィス清掃の単発契約が向いているケース

清掃頻度が少ない企業や、基本的に自社で運用できている企業は単発契約でも問題ありません。定期契約か単発契約かで悩んでいる場合の参考にしてください。

定期的に清掃する予定がない

定期的に清掃する予定がない場合、単発契約でも良いでしょう。清掃が必要だなと感じたタイミングで依頼を行う形でも、スムーズに進められます。

企業によっては日々の汚れがそれほど溜まらず、「気になったら依頼するか」と考えるケースもあります。まずは単発やスポットで依頼し、継続的な清掃が必要だと感じたら定期契約に切り替えることも可能です。

自社に合う業者か確認したい

自社に合う業者か見極めるために、単発契約を選ぶのも1つです。実際に依頼し、自社に合う清掃業者であれば、定期契約に切り替えることもできます。

清掃内容や営業担当の対応など、実際に依頼してみないと分からないこともあるでしょう。長期的に付き合うパートナーだからこそ、単発契約で自社との相性を確かめることも大切です。

社内清掃が基本で足りない部分だけ補いたい

社内清掃で基本的には問題ない場合も単発契約が向いています。自社では難しい清掃だけ、業者に依頼するパターンです。

例えば、エアコン清掃のように自社では難しい箇所もあるでしょう。自社では難しいかつ、定期的ではない清掃を依頼したい場合は単発契約が向いています。

オフィス清掃は定期契約で負担を軽減できる

オフィス清掃を依頼することは、ただオフィスを綺麗にするだけではありません。自社の状況や依頼内容次第で、従業員の負担軽減や業務効率化にもつながります。

特に、日々の清掃や業者への依頼が負担になっている場合は、定期契約を選ぶのが合理的。清掃時間や事務処理の時間を本来の業務にあてることができ、生産性向上につながります。

「オフィス清掃は大事だけど、今のままで良いのかな？」と感じたら、定期契約の選択肢も考えてみてください。

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