Yamada オフィス清掃業者への依頼前に必要な準備とは？ポイントや重要性を解説
オフィスの日常清掃を業者に委託する場合、基本的には業者と相談しながら作業内容や依頼頻度などを決めていきます。
一方、急な欠員補充などで早急に導入したい場合は、社内で事前準備をしておくとスムーズです。
初めて清掃業者を利用される企業様のなかには「何を準備しておくべき？」「問い合わせでは何を聞くべき？」など、疑問をお持ちの方もいるでしょう。
本記事では、日常清掃をオフィス清掃業者へ依頼・問い合わせをする前に、依頼者側で準備しておきたいポイントを紹介します。
オフィス清掃業者への依頼を検討中の企業担当者の方は、ぜひ最後までご覧ください。
▼日常清掃の委託は「株式会社アライブ」までお気軽にご相談ください。
オフィス清掃業者への依頼・問い合わせ前に準備しておきたいこと
オフィス清掃業者へ依頼する際、業者の意見を参考にプランを検討しても構いません。しかし、事前に聞きたいことなどを準備をしておくと、効率や見積りの精度の向上が期待できます。
以下では、優先的に準備しておきたいことを紹介します。
社内対応が必要な作業の洗い出し
オフィス清掃を外注する際は、社内対応が必要な作業や、社員で行える軽作業を洗い出すことが重要です。
例えば、以下のような作業が挙げられます。
・デスク上や床に置かれた私物の整理
・機密書類・個人情報の管理や保管
・備品や段ボール、資料の一時移動
・ロッカーや引き出し内部の整理
・PCや社用端末の取り扱い
社内対応箇所を明確にしておけると「依頼したつもりだった」「聞いていない」など、作業に対する認識のズレを防げます。
結果として、業者とスムーズに連携でき、依頼内容やコストに関するトラブルを回避できます。
清掃範囲の整理
オフィス清掃を依頼する際は、清掃してほしい場所を事前にリストアップしておきましょう。
会議室全体など曖昧な依頼ではなく、エリアごとに細かく指定するのがコツです。
同じトイレ清掃でも、床清掃のみか、便器・洗面台の除菌清掃を含むのかなど、依頼範囲により費用や作業時間が変わるためです。
以下に記載したエリア別の清掃範囲例を参考に、自社に必要な範囲を検討しましょう。
| エリアの例 | 清掃範囲の例 |
| 執務室 | 床の掃除機がけ／モップ清掃／ゴミ回収／デスク周辺の拭き掃除など |
| 会議室 | テーブル拭き／椅子清掃／床清掃／ホワイトボード清掃など |
| エントランス | 床清掃／マット清掃／カウンター拭き／ガラス扉清掃など |
| トイレ | 便器洗浄／洗面台清掃／床清掃／鏡拭き／消耗品補充など |
| 給湯室 | シンク清掃／排水口清掃／床清掃／ゴミ回収など |
| 廊下・階段 | 掃除機がけ／モップ清掃／手すり拭きなど |
清掃範囲を具体的に決めておくことで、作業漏れを防げます。
なお、清掃範囲を決める際は、日常清掃と定期清掃を混同しないようにご注意ください。
定期清掃とは、床のワックスがけやカーペット洗浄など、日常清掃では落としきれない頑固な汚れや蓄積したほこりを除去する清掃です。
床の黒ずみ除去や光沢の回復など、希望する清掃内容によっては、定期清掃のほうが適している場合もあります。
どちらが適切か判断に迷う場合は、汚れ具合や利用状況を踏まえて、清掃業者に相談しながら決めるとよいでしょう。
オフィス清掃業者に依頼する範囲を決める際は、以下を合わせてご覧ください。
清掃可能な日時と頻度の整理
清掃業者へ問い合わせる前に、清掃を実施できる日時と希望する頻度を整理しておきましょう。
時間帯や回数によって、費用や対応可能な業者が変わるためです。
清掃を依頼する日時の候補は、主に以下のとおりです。
| 清掃実施時間帯の候補 | おすすめの企業例 |
| 営業時間内の実施 | 来客が少ないオフィス |
| 早朝（始業前）・夜間（終業後）の実施 | 来客が多く、清掃中の動線干渉を避けたい企業 |
| 土日祝日の実施 | 平日は常に稼働しているオフィス／店舗併設型オフィス |
時間帯を検討する際は、来客の有無や業務への影響、セキュリティ体制、予算を総合的に考慮しましょう。
次に、自社の規模や予算を踏まえて、以下のように清掃頻度の目安を決めます。
| 清掃頻度 | おすすめのケース例 |
| 週1回 | 汚れが溜まりにくい環境 |
| 週2回～3回 | コストを抑えつつ、清潔感を維持したい企業 |
| 週4回以上 | 来客が多いオフィス／衛生基準を重視するオフィス |
清掃頻度は、エリアごとに分けるのも一つの方法です。
例えば、トイレや出入口の床など汚れやすい場所は週4回、会議室など使用頻度が低い場所は週1回などと、汚れ具合や使用状況に合わせて変えるとよいでしょう。
オフィス清掃の時間帯と頻度を決める際は、以下をご覧ください。
予算の確認
オフィス清掃業者へ依頼する前に、想定予算を確認しておくことも大切です。
予算感が明確でないと、提案内容が過剰になる場合や、逆に本来必要な作業が削られる場合があります。
そのため、以下のような観点で大まかな予算を事前に検討しておくことが大切です。
・無理なく継続できる月額上限はいくらか
・夜間・土日対応や清掃頻度の増加など、プラン変更時に許容できる追加費用はいくらか
・定期清掃を含めた年間総予算はいくらまで確保できるか
清掃は一度きりではなく、継続してこそ衛生環境の維持や企業イメージ向上などの効果をもたらします。
そのため、無理なく継続的に運用できる予算を設定しましょう。
オフィス清掃の料金体系を把握しておきたい方は、以下をご覧ください。
見積り時に聞きたいことをまとめる
清掃業者に問い合わせる前に、以下のように見積り時に確認したい事項をまとめておくとスムーズです。
| 確認項目 | 詳細 |
| 対応可能な作業内容 | 日常清掃の範囲／消耗品補充の有無／追加作業の可否 |
| 費用の内訳 | 基本料金／交通費／割増料金 |
| 運用体制 | 担当人数／固定スタッフ制／教育体制・品質管理方法 |
| 契約条件ルール | 最低利用期間／解約条件 |
| トラブル時の対応 | クレーム対応フロー／再清掃の有無／損害賠償保険の加入状況 |
見積りは単なる金額確認ではなく、長期的に任せられるパートナーを見極めるための機会です。
確認事項を事前に用意し、納得感のある業者選定につなげましょう。
業者の選定基準の決定
複数の清掃業者へ問い合わせを行う前に、業者の選定基準を決めておきましょう。
まずは、コストや清掃品質、柔軟な対応力など、最優先する基準を決めることが重要です。
優先順位を明確にしておくと、判断軸がぶれにくくなります。
そのうえで、以下のように具体的な判断基準を項目ごとに整理します。
| 選定基準 | 確認ポイント |
| コストパフォーマンス | 価格と作業内容のバランスは適切か／追加費用の発生条件は明確か |
| 清掃品質 | 担当固定制か／巡回チェックなどの品質管理体制があるか |
| 柔軟性 | 清掃内容のカスタマイズや頻度変更に対応できるか |
| 実績・信頼性 | 同規模・同業種の実績があるか／契約継続率は高いか |
判断基準を明確にしておくと、主観や印象に左右されることなく、客観的な比較・選定が可能です。
オフィスの日常清掃を委託する際、準備をするに越したことはありませんが、問い合わせ時点で清掃内容や範囲が決まっていなくても問題はありません。
清掃業者はヒアリングを前提としており、依頼者の要望整理からサポートします。
そのため「トイレの臭いが気になる」「床の汚れが目立ってきた」など、課題レベルの相談も可能です。
▼オフィス日常清掃の外注を検討している方は、「株式会社アライブ」までお気軽にご相談ください。